การจัดชั้นหนังสือ

งานการจัดชั้นหนังสือ

ผู้ควบคุมการฝึกงาน  อาจารย์จรัญ   โทผาวงศ์

วันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2553

ความสำคัญในการจัดชั้นหนังสือ
1. เพื่อให้หนังสือจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ถูกต้อง
2. เพื่อให้สะดวกในการค้นหา หรือติดต่อสอบถาม
3. จัดเก็บหนังสือทุกวันเพื่อให้การบริการเป็นปัจจุบัน
ขั้นตอนการจัดเก็บหนังสือ
1. รวบรวมหนังสือที่ต้องดำเนินการจัดเก็บจากชั้นพักหนังสือ จุดบริการยืม – คืนหนังสือ

หนังสือบนโต๊ะที่บริการจัดอ่าน หนังสือใหม่ออกให้บริการ และหนังสือซ่อม
2. แยกหนังสือตามประเภทของหนังสือ

3. แยกหนังสือตามหมวดหมู่หนังสือ

4. ลงสถิติการจัดชั้นหนังสือ  (วันที่, เวลา, หมวดหมู่, ชื่อผู้ปฏิบัติงาน)

หลักเกณฑ์การเรียงหนังสือบนชั้น
เรียงจากเลขหมู่น้อยไปหาเลขหมู่มาก จากซ้ายไปขวา โดยเริ่มเรียงจากชั้นบนสุดก่อนถัดลงมาตามลำดับจนถึงชั้นล่างสุด

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงานคือ นักศึกษายังไม่มีความชำนาญในการเรียงหนังสือบนชั้นมากนัก

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  1. ทำให้ทราบความสำคัญในการจัดชั้นหนังสือ
  2. ทำให้ทราบขั้นตอนการจัดเก็บหนังสือ
  3. ทำให้ทราบหลักเกณฑ์การเรียงหนังสือบนชั้น
  4. ทำให้รู้จักวางแผนในการทำงาน
  5. ทำให้เป็นคนมีระเบียบ

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่า ผู้ควบคุมการฝึกงานควรเพิ่มงานเพื่อใช้ในการฝึกงานให้มากกว่านี้ เพื่อจะทำให้นักศึกษามีความชำนาญมากยิ่งขึ้น

บริการยืมระหว่างห้องสมุด

งานการบริการยืมระหว่างห้องสมุด

ผู้ควบคุมการฝึกงาน  อาจารย์จรูญลักษณ์   นารี

วันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2553

บริการยืมระหว่างห้องสมุด (Interlibrary loan service) หมายถึง การบริการที่ห้องสมุดแห่งหนึ่งติดต่อขอยืมหรือถ่ายสำเนาเอกสารหรือวัสดุเพื่อการศึกษาอื่นๆ ซึ่งไม่มีในห้องสมุดของตนมาให้บริการตามที่ผู้ใช้บริการต้องการ โดยปฏิบัติตามระเบียบการยืม ซึ่งเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างห้องสมุดผู้ให้ยืม (Lending Library) และห้องสมุดผู้ขอยืม (Borrowing Library)

ประโยชน์ที่ผู้บริการจะได้รับ

  1. ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการไม่ว่าสารสนเทศนั้นจะจัดเก็บไว้ที่ใด
  2. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายของผู้ใช้โดยไม่ต้องเดินทางไปค้นหาสารสนเทศที่ต้องการด้วยตนเอง

ลักษณะการให้บริการ

การให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดส่วนใหญ่เป็นการให้บริการทำสำเนาเอกสาร ได้แก่ บทความ หนังสือ วิทยานิพนธ์และเอกสารวิชาการต่างๆ

บริการยืมระหว่างห้องสมุดมี 2 ประเภท คือ

1.  การขอยืมระหว่างห้องสมุด เป็นการขอสำเนาเอกสารหรือบทความสิ่งพิมพ์ที่ไม่มีในมหาวิทยาลัยขอนแก่น แต่ผู้ใช้ตรวจพบว่ามีในหน่วยงานอื่นๆ

2.  การให้ยืมระหว่างห้องสมุด เป็นการให้บริการสำเนาเอกสาร บทความ สิ่งพิมพ์แก่ผู้ใช้ที่อยู่หน่วยงานหรือสถาบันอื่นๆ โดยผ่านห้องสมุด หน่วยงานหรือสถาบันนั้นๆ

ในการขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด  ผู้ใช้บริการต้องตรวจสอบให้แน่ชัดว่าสารสนเทศที่ต้องการไม่มีในห้องสมุดมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยอาจตรวจจาก OPAC ของห้องสมุด จึงจะขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุดได้ ซึ่งบริการยืมระหว่างห้องสมุด ให้บริการเฉพาะอาจารย์ ข้าราชการ นักศึกษามหาวิทยาลัยขอนแก่นเท่านั้น

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ไม่พบปัญหาในการฝึกงาน เนื่องจากผู้ควบคุมการฝึกงานแบ่งงานให้นักศึกษาแต่ละคนได้ฝึกปฏิบัติอย่างเหมาะสม และมีกรณีศึกษาต่างๆ ให้นักศึกษาได้เรียนรู้เพิ่มเติม

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

1. ทำให้ทราบความหมาย  ประโยชน์ ความสำคัญ และลักษณะการให้บริการงานบริการยืมระหว่างห้องสมุด

2. ได้เรียนรู้ขั้นตอนการยืมระหว่างห้องสมุด เช่น การส่ง e-mail ทวงค่าใช้จ่ายในการบริการยืมระหว่างห้องสมุด เป็นต้น

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่าผู้ควบคุมการฝึกงานควรเพิ่มปริมาณงานบริการยืมระหว่างห้องสมุดให้นักศึกษาได้เรียนรู้มากกว่านี้

บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า

งานบริการตอบคำถามละช่วยการค้นคว้า

ผู้ควบคุมการฝึกงาน  อาจารย์ยุวดี   เพชระ

วันที่ 29 มกราคม 2553 – 1 กุมภาพันธ์ 2553

เป็นบริการที่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้โดยตรง ให้บริการค้นหาสารสนเทศที่มีในห้องสมุดและแหล่งสารสนเทศอื่นๆ ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ แนะนำและสอนการใช้ห้องสมุดและทรัพยากรสารสนเทศอย่างถูกต้องเหมาะสม รวมถึงเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศ ให้ผู้ใช้ได้รับความรู้ข่าวสารและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศ ที่มุ่งผู้ใช้เป็นศูนย์กลางของบริการ โดยมีเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานให้มีประสิทธิภาพในด้าน ความถูกต้อง ความรวดเร็ว และสามารถสืบค้นได้อย่างกว้างขวางบนอินเตอร์เน็ต เพื่อช่วยให้ผู้ใช้บริการได้ค้นหาสารสนเทศ ที่ต้องการได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง

สถานที่ให้บริการ

1.โต๊ะบริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า ชั้น 1 อาคารศูนย์สารสนเทศ

2.โต๊ะบริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า ชั้น 5 อาคาร 2

ผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้าได้ หลายช่องทาง ได้แก่ ติดต่อด้วยตนเอง หรือผ่านทางโทรศัพท์ หรือผ่านทางเว็บไซต์ของห้องสมุด

สิ่งที่ต้องเตรียมในการตอบคำถาม เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องและส่งต่อได้ชัดเจน

  1. ความรู้ในห้องสมุด
  2. งานต่างๆ
  3. บริการต่าง ๆ ขอบเขตการทำงาน และรูปแบบการใช้งาน
  4. ทรัพยากรที่ให้บริการ มีอะไรบ้าง
  5. การสืบค้น
  6. ความรู้เรื่องสาสนเทศ
  7. เรื่องอื่นๆทั่วไป ที่ไม่เกี่ยวกับห้องสมุด
  8. โปรแกรมการทำงาน Office  ต่างๆ

การให้บริการ

ผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้าได้ หลายช่องทาง ได้แก่ ติดต่อด้วยตนเอง หรือผ่านทางโทรศัพท์ หรือผ่านทางเว็บไซต์ของห้องสมุด

1. ตอบคำถามผู้ใช้บริการ

2. แนะนำการใช้ห้องสมุด

3. แนะนำการใช้คอมพิวเตอร์สืบค้นสารสนเทศ

4.  แนะนำการเขียนบรรณานุกรมและเชิงอรรถ

5. รวบรวมบรรณานุกรมเฉพาะเรื่อง

6. บริการสืบค้นการอ้างถึงผลงานทางวิชาการ (Cited Reference)

7. บริการแจ้งผลการหาหนังสือไม่พบบน

8. บริการห้องเรียนรู้กลุ่มย่อย

9. บริการยืมระหว่างห้องสมุด ( Interlibrary Loan Service)

10. บริการหนังสือ Old Stack/Gift

11. บริการยืมกรณีพิเศษ

ผู้มีสิทธิ์ใช้บริการ

  1. อาจารย์ ข้าราชการ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยขอนแก่น
  2. นักศึกษามหาวิทยาลัยขอนแก่นทุกระดับ

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงาน คือ นักศึกษายังไม่มีความมั่นใจในการให้บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า   ดังนั้นนักศึกษาต้องศึกษาข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับงานบริการของห้องสมุด พร้อมทั้งอาคารสถานที่ที่ให้บริการภายในห้องสมุดให้มากขึ้น

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  1. ทำให้ทราบความหมาย  ประโยชน์ ความสำคัญ และลักษณะการให้บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
  2. ได้เรียนรู้การให้บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
  3. ได้เรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นขณะให้บริการ

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่า ผู้ควบคุมการฝึกงานควรเพิ่มเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้าให้มากขึ้น และนักศึกษาจำเป็นต้องศึกษาข้อมูลต่างๆ มาล่วงหน้าด้วย

การให้บริการยืม-คืนหนังสือ

งานการให้บริการยืม-คืนหนังสือ

ผู้ควบคุมการฝึกงาน  อาจารย์สงวน   พงศ์กิจวิทูร

อาจารย์เบญจามาศ   กิจจารักษ์

อาจารย์ลัดดาวัลย์   กำไรงาม

อาจารย์ฐิติรัชทน์  ปักกะทานัง

วันที่ 27-28 มกราคม  2553

บริการยืม-คืน เป็นบริการที่จัดขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกและประโยชน์แก่ผู้ใช้บริการในการใช้ทรัพยากรห้องสมุดที่ห้องสมุดจัดหามาไว้  มีหน้าที่รับผิดชอบคือการยืม  การรับคืน  การจัดทำระเบียนสมาชิกและบัตรสมาชิก  การต่ออายุบัตรสมาชิก  การติดตามทวงหนี้สิน  การติดตามทวงถามหนี้สิน  การเก็บเงินค่าปรับและค่าธรรมเนียม  งานบริการยืม-คืน  นับเป็นหัวใจสำคัญที่สุดของงานบริการห้องสมุดทุกประเภท     จัดขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้บริการ  ในการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรประเภทต่างๆที่ห้องสมุดได้จัดหารวบรวมมาไว้ให้บริการ

การทำบัตรสมาชิก

บัตรสมาชิกแต่ละประเภทจะต้องมีกำหนดหมดอายุ ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของสมาชิกห้องสมุด ในกรณีที่สมาชิกห้องสมุดเป็นอาจารย์ ข้าราชการ พนักงานและลูกจ้างประจำของมหาวิทยาลัยขอนแก่น จะกำหนดอายุสมาชิกตามวันที่ที่ระบุในบัตรประจำตัวอาจารย์ ข้าราชการ พนักงานและลูกจ้างประจำ ถ้าเป็นลูกจ้างชั่วคราวจะกำหนดให้บัตรหมดอายุวันที่ 30 กันยายน ของทุกปี ในกรณีเป็นนักศึกษา บัตรสมาชิกจะหมดอายุทุกสิ้นภาคการศึกษา และสามารถขอต่ออายุบัตรสมาชิกได้ทุกภาคการศึกษาโดยแสดงหลักฐานการชำระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาภาคปัจจุบันที่เคาน์เตอร์ยืม-คืนหนังสือ

บริการต่างๆของการให้บริการยืม-คืน

1. บริการยืมหนังสือ

2. บริการจองหนังสือ

3. บริการต่ออายุสมาชิก

4. บริการต่ออายุสมาชิกกรณีไม่มีใบลงทะเบียน

5. บริการคืนหนังสือ

6. บริการตรวจสอบและรับรองการปลอดหนี้สิน (กรณีนักศึกษาลาพัก/ลาออก/จบการศึกษา)

7. การส่ง Notice แจ้งผู้ใช้

8. การทวงค่าปรับที่ค้างชำระเท่านั้น (Overdue)

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงานคือ นักศึกษายังไม่มีความชำนาญในการปฏิบัติงาน จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการให้บริการแก่ผู้ใช้บริการ ทำให้ผู้ใช้บริการต้องยืนรอนานกว่าปกติ และเมื่อเกิดปัญหาขึ้นระหว่างการให้บริการ นักศึกษายังต้องถามวิธีแก้ปัญหากับผู้ควบคุมการฝึกงานอยู่เรื่อยๆ ดังนั้นนักศึกษาต้องมีความกระตือรือร้นในการให้บริการมากกว่านี้

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  1. ทำให้ทราบความหมาย  ประโยชน์ ความสำคัญ และลักษณะการให้บริการยืม-คืน
  2. ได้เรียนรู้การให้บริการยืม-คืน
  3. ได้เรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นขณะให้บริการ
  4. ได้เรียนรู้การเป็นผู้ให้บริการที่ดี

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่าควรเพิ่มจำนวนวันในการปฏิบัติงานยืม-คืน เพื่อให้นักศึกษาได้มีโอกาสเรียนรู้การทำงานและมีประสบการณ์ในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเพิ่มมากขึ้น

การจัดทำดรรชนีวารสาร/การจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมบทความ

งานการจัดทำดรรชนีวารสาร/การจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมบทความ

ผู้ควบคุมการฝึกงาน อาจารย์สีรุ้ง พลธานี

วันที่ 21-22 มกราคม 2553

การจัดทำดรรชนีวารสาร จัดทำขึ้นเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ถือเป็นงานที่สำคัญในการช่วยเหลือผู้ใช้ในการค้นหาบทความวารสารที่ถูกต้องและตรงกับความต้องการของผู้ใช้

ประเภทของวารสารที่นำมาจัดทำดรรชนี เช่น วารสารทางวิชาการ วารสารกึ่งวิชาการ วารสารอื่นๆที่เห็นว่ามีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์

หลักเกณฑ์ในการพิจารณาในการเลือกบทความที่จัดทำดรรชนี

  1. บทความที่จัดทำดรรชนี เป็นบทความที่มีคุณค่าทางวิชาการ เป็นรายงานสถิติ บทวิจารณ์ต่างๆ
  2. บทความที่ไม่ได้จัดทำดรรชนี เป็นบทสรุปข่าว ข่าวภายในองค์กร

คู่มือที่ใช้ในการจัดทำดรรชนีวารสาร

  1. คู่มือที่ใช้ในการลงรายการดรรชนี
  2. คู่มือที่ใช้ในการกำหนดหัวเรื่อง
  3. คู่มืออื่นๆ เช่น พจนานุกรม ต่างๆ

ขั้นตอนการจัดทำดรรชนีวารสาร

  1. การคัดเลือกบทความ โดยคัดเลือกตามเกณฑ์การพิจารณาบทความว่าเป็นวิชาการหรือไม่
  2. ลงรายการทางบรรณานุกรมของบทความวารสารในแผ่นบันทึกข้อมูล (Worksheet) ประกอบไปด้วย 3 ส่วน คือ ส่วนที่เป็นเขตข้อมูลที่มีค่าคงที่สำหรับใช้ในการประมวลผลและทำสถิติ (Leader) ส่วนที่เป็นรายละเอียดทางบรรณานุกรม และส่วนที่เป็นป้ายระเบียนและเขตข้อมูล 008 ใช้ในการประมวลผลข้อมูล
  3. การวิเคราะห์เนื้อหา จำเป็นต้องอ่านบทความแต่ละบทความเพื่อให้ทราบเนื้อหาที่แท้จริง
  4. การกำหนดหัวเรื่อง มีการใช้เครื่องมือการค้นหาหัวเรื่องเข้ามาช่วยโดยใช้ฐานข้อมูลการให้หัวเรื่องในการกำหนดหัวเรื่อง
  5. การบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล จะบันทึกข้อมูลตามรายการต่างๆที่ลงไว้ในแผ่นบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล INNOPAC
  6. การตรวจสอบการบันทึกข้อมูล จะดูจากแผ่นบันทึกข้อมูลฉบับร่างกับแผ่นบันทึกข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
  7. การลบข้อความส่งทำดรรชนีในทะเบียนวารสาร เป็นการลบสถานภาพวารสารเพื่อนำวารสารออกให้บริการ

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงานคือ การจัดทำดรรชนีวารสารหรือการจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมบทความวารสารในการคัดเลือกบทความที่จะมาทำดรรชนีวารสารหรือจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรม นักศึกษาบางคนยังไม่รู้หลักการคัดเลือกบทความทำให้ใช้ระยะเวลาในการคัดเลือกบทความเป็นเวลานาน และในการกำหนดหัวเรื่องของบทความนั้นจะต้องมีความชำนาญในการกำหนดหัวเรื่องที่สามารถครอบคลุมเนื้อหาของบทความนั้นๆ นอกจากนี้อาจารย์ที่ควบคุมการฝึกยังให้การแนะนำเทคนิคการทำงานให้เกิดความรวดเร็ว จึงทำให้นักศึกษามีทักษะในการเรียนรู้การจัดทำดรรชนีวารสารหรือการจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมบทความ

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  1. ทำให้ทราบประเภทของวารสารที่จะนำมาทำดรรชนี
  2. ทำให้ทราบหลักเกณฑ์การคัดเลือกบทความที่จะนำมาทำดรรชนี
  3. สามารถเพิ่มรายการบทความลงในฐานข้อมูลบรรณานุกรมบทความได้
  4. มีความรู้ในการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของการลงรายการดรรชนีวารสาร
  5. มีความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงานมากขึ้น

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่ายังมีความรู้อีกมากมายเกี่ยวกับกระบวนการจัดทำดรรชนีวารสาร การใช้งานโปรแกรม Innopac Module Serial การลงรายการดรรชนีวารสาร การกำหนดหัวเรื่องให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นเนื้อหาที่ต้องการได้ ซึ่งในการกำหนดหัวเรื่องนี้จะต้องใช้ความชำนาญมากพอสมควร นักศึกษายังไม่สามารถกำหนดหัวเรื่องให้ครอบคลุมกับเนื้อหาของบทความได้

การวิเคราะห์หมวดหมู่/การจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรม ทรัพยากรห้องสมุดประเภทหนังสือ

งานการวิเคราะห์หมวดหมู่/การจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรห้องสมุดประเภทหนังสือ

ผู้ควบคุมการฝึกงาน อาจารย์ญาณปภา เรืองเชิงชุม

อาจารย์นฤมล พิมพ์พงษ์ต้อน

วันที่ 15,18-20 มกราคม 2553

งานเทคนิคของห้องสมุด (Technical Service in Libraries)

งานเทคนิคของห้องสมุด คือ การจัดดำเนินงานเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้โดยตรงเป็นการทำงานที่อยู่เบื้องหลัง งานเทคนิคเป็นงานที่สำคัญของห้องสมุด เพราะจะเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรสารสนเทศให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นเพื่อจะได้ใช้ทรัพยากรได้ง่ายขึ้น งานเทคนิคมีหน้าที่รับผิดชอบงานวิเคราะห์เนื้อหาและจัดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศตามระบบหอสมุดรัฐสภาอเมริกันหรือระบบ LC ดำเนินการอยู่ภายใต้ 3 กลุ่มภารกิจ ได้แก่

  1. กลุ่มภารกิจการจัดการสารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
  2. กลุ่มภารกิจการจัดการสารสนเทศสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
  3. กลุ่มภารกิจการจัดการสารสนเทศสาขาวิทยาศาสตร์สุขภาพ

งานเทคนิคแบ่งแยกหนังสือออกตามกลุ่มภาษาออกเป็น 2 กลุ่ม คือหนังสือภาษาไทยและหนังสือภาษาต่างประเทศ

ในการจัดหมวดหมู่หนังสือ เมื่อได้รับหนังสือใหม่ ซึ่งจะได้จากการจัดซื้อ หรือมีผู้บริจาคก็ตาม จำเป็นที่จะต้องจัดหมวดหมู่ให้กับหนังสือทุกเล่ม เพื่อจัดเก็บหนังสือที่มีเนื้อหาที่คล้ายกันรวมอยู่ในที่เดียวกันและจัดกลุ่มให้กับหนังสือสาขาวิชาต่างๆ เพื่อนำออกให้บริการและค้นคว้าในห้องสมุด ห้องสมุดมหาวิทยาลัยขอนแก่นใช้ระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือตามระบบห้องสมุดรัฐสภาอเมริกาหรือ LC เป็นระบบที่ใช้ตัวอักษร

การลงรายการทางบรรณานุกรมของวัสดุห้องสมุด เป็นการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดที่สำคัญของหนังสือนั้นๆเพื่อใช้เป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรในห้องสมุด

แหล่งสำคัญของข้อมูลที่ใช้ลงรายการทางบรรณานุกรมของหนังสือที่สมบูรณ์ที่สุดคือ หน้าปกใน (Title page) ถ้าเป็นหนังสือที่ไม่มีหน้าปกในให้ใช้ส่วนอื่นของตัวเล่มแทนหน้าปกใน การลงรายการสำหรับค้นรายการทางบรรณานุกรมแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ รายการหลักและรายการเพิ่ม

  • รายการหลัก (Main entry) เป็นรายการส่วนสำคัญของรายการทางบรรณานุกรม
  • รายการเพิ่ม (Added entry) เป็นรายการที่ช่วยในการค้นรายการทางบรรณานุกรมที่นอกเหนือจากรายการหลัก

หลักเกณฑ์การลงรายการหลักและรายการเพิ่ม

จะใช้เขตข้อมูลของ MARC 21 ในการลงรายการ ซึ่งMARC 21 คือ มาตรฐานโครงสร้างระเบียนสำหรับลงรายการให้เครื่องอ่านได้ เพื่อให้แลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ รหัสที่ใช้แสดงถึงลักษณะเนื้อหาของเขตข้อมูล Variable data fields มี 2 ประเภท คือ ตัวบ่งชี้ (Indicator) และรหัสเขตข้อมูลย่อย (Subfield code) เขตข้อมูลต่างๆของระเบียนบรรณานุกรม ดังนี้

  1. เขตข้อมูล 020 เลขมาตรฐานสากลของหนังสือ
  2. เขตข้อมูล 040 แหล่งผลิตข้อมูล
  3. เขตข้อมูล 041 รหัสภาษา
  4. เขตข้อมูล 050 เลขเรียกหนังสือระบบหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน
  5. เขตข้อมูล 090 เลขหมู่ที่หน่วยงานกำหนดขึ้นเอง
  6. เขตข้อมูล 100, 110, 111 รายการหลักหรือรายการผู้แต่ง
  7. เขตข้อมูล 130 ชื่อเรื่องแบบฉบับ
  8. เขตข้อมูล 245 ใช้บันทึกชื่อเรื่องและผู้รับผิดชอบ
  9. เขตข้อมูล 246 ใช้บันทึกชื่อเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
  10. เขตข้อมูล 250 ใช้บันทึกครั้งที่พิมพ์
  11. เขตข้อมูล 260 ใช้บันทึกสถานที่พิมพ์ ที่เผยแพร่
  12. เขตข้อมูล 300 ใช้ในการบันทึกลักษณะทางกายภาพของวัสดุ
  13. เขตข้อมูล 440 ชื่อชุดที่ทำรายการเพิ่ม
  14. เขตข้อมูล 500 หมายเหตุที่เป็นข้อมูลทั่วไป
  15. เขตข้อมูล 502 หมายเหตุที่เกี่ยวกับวิทยานิพนธ์
  16. เขตข้อมูล 505 หมายเหตุที่เป็นสารบัญ
  17. เขตข้อมูล 600, 610, 650, 651 หัวเรื่อง
  18. เขตข้อมูล 700,710 รายการเพิ่มชื่อบุคคลและนิติบุคคล

ป้ายระเบียน (Leader)

เป็นเขตข้อมูลแรกของระเบียนบรรณานุกรมมีความยาวคงที่ 24 ตัว คือตำแหน่งที่ 00-23 ป้ายระเบียนประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นตัวเลขหรือรหัสแทนค่าที่ใช้สำหรับการประมวลผลของระเบียน

ส่วนต่างๆ ใน Worksheet ของรายการทางบรรณานุกรมหนังสือ

Worksheet คือ แผ่นรายละเอียดของงานหรือแผ่นบันทึกข้อมูลเพื่อบันทึกรายละเอียดทางบรรณานุกรมของหนังสือแต่ละเล่ม

การปรับปรุงแก้ไขรายการข้อมูล (Update record)

การปรับปรุงแก้ไขรายการข้อมูล (Update record) เป็นการปรับปรุงแก้ไขระเบียนเดิม และบันทึกลงในฐานข้อมูลให้สมบูรณ์ ในการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลนี้จะเป็นขั้นตอนหลังจากที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายวิเคราะห์หมวดหมู่แล้วจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกข้อมูลแล้วเจ้าหน้าที่จะสร้าง Label และนำไปติดที่ตัวเล่ม จากนั้นพนักงานห้องสมุดจะตรวจสอบการเขียนสันการติด Label และเจ้าหน้าที่ห้องสมุดก็จะเข้าไปเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือเป็นให้บริการที่ชั้น โดยลบกระบวนการจัดหมวดหมู่ออกจากฐานข้อมูล

พิมพ์สัญลักษณ์ประจำตัวเล่ม (Label)

เป็นการพิมพ์สัญลักษณ์ประจำตัวเล่มซึ่งหนังสือแต่ละเล่มจะแตกต่างกันตามหมวดหมู่ พอพิมพ์เสร็จก็นำมาติดที่สันหนังสือตามขนาดที่กำหนดไว้เพื่อให้เป็นมาตรฐาน หลังจากที่ติดสันเสร็จแล้วเจ้าหน้าที่ก็เข้าไปเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือ จากจัดหมวดหมู่เป็นดูที่ชั้น

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงานคือ งานด้านการวิเคราะห์หมวดหมู่หรือการจัดทำฐานข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรห้องสมุดประเภทหนังสือ นักศึกษายังไม่สามารถวิเคราะห์หมวดหมู่ได้อย่างแม่นยำ ทำให้รายการที่ทำในบางรายการยังผิดพลาดอยู่ และการลงรายการใน Work sheet ยังมีข้อผิดพลาด ซึ่งนำมาสู่การลงรายการในฐานข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือที่ผิด แต่ถึงอย่างไรอาจารย์ผู้ฝึกงานก็ยังไห้คำแนะนำในการกำหนดในรายการและการวิเคราะห์ลักษณะของทรัพยากรได้ จึงทำให้นักศึกษามีเทคนิคการทำงานวิเคราะห์หมวดหมู่หนังสือเพิ่มขึ้นจากที่เรียนในห้องเรียนมากกว่าเดิม ส่วนในเรื่องของการการปรับแก้ไขข้อมูลที่เป็นการฝึกการแก้ไขข้อมูลนั้นจะเป็นในเรื่องของการเข้าไปแก้ไขเพราะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สามารถใช้งานได้หรือมี User การใช้งานของโปรแกรมมีน้อยทำให้ต้องต่อคิวกันเพื่อที่จะสามารถฝึกปฏิบัติในเรื่องการปรับแก้ไขข้อมูลได้ทุกคน ในเรื่องของการพิมพ์สัญลักษณ์ประจำเล่มปัญหาที่เกิดขึ้นคือการกำหนดระยะห่างที่ไม่มีความพอดีกับกระดาษที่ใช้ติดสัน

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  1. ทำให้ทราบรูปแบบการวิเคราะห์หมวดหมู่ทรัพยากรของห้องสมุดประเภทหนังสือ หลังจากที่ได้ทรัพยากรเข้ามาไว้ในห้องสมุดแล้ว
  2. ทำให้ทราบกระบวนในแต่ละขั้นตอนของการวิเคราะห์หมวดหมู่ของทรัพยากรห้องสมุด
  3. มีความรู้ความเข้าใจการทำงานด้านงานวิเคราะห์หมวดหมู่ให้กับทรัพยากร
  4. สามารถลงรายการบรรณานุกรมหนังสือใน Work sheetได้
  5. สามารถนำความรู้การลงรายการบรรณานุกรมหนังสือไปประยุกต์ใช้กับงานด้านการลงรายการอื่นๆได้
  6. ได้ฝึกปฏิบัติการแก้ไขรายการข้อมูล (Update record)
  7. ได้ทราบขั้นตอนการพิมพ์สัญลักษณ์ประจำตัวเล่มพร้อมที่จะนำทรัพยากรออกให้บริการแก่ผู้ใช้

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่ายังมีความรู้อีกมากมายเกี่ยวกับกระบวนการวิเคราะห์หมวดหมู่หนังสือ ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากในการนำไปประยุกต์ใช้ต่อกับการทำงานด้านอื่นๆที่เกี่ยวกับงานห้องสมุดและการนำความรู้ไปใช้ในชีวิตประจำวัน นักศึกษายังต้องอาศัยการเรียนรู้การทำงานด้านงานวิเคราะห์หมวดหมู่และต้องอาศัยความชำนาญมากที่จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ในเรื่องของการแก้ไขรายการข้อมูลผู้ให้การฝึกงานควรที่จะเตรียม User ที่ใช้ในการปรับแก้ไขให้เพียงพอ

จัดหาฐานข้อมูลออนไลน์

งานจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์

ผู้ควบคุมการฝึกงาน อาจารย์เยาวพร   ศานติวิวัฒน์

วันที่ 12 มกราคม 2553

การบอกรับฐานข้อมูลออนไลน์แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ คือ การคงสภาพการบอกรับและการจัดหาฐานข้อมูลใหม่

1. การคงสภาพการบอกรับ

  • ศึกษาฐานข้อมูลปีที่ผ่านมา ว่าฐานข้อมูลที่สำนักวิทยบริการบอกรับนั้นได้มีการนำมาใช้อย่างคุ้มค่าควรแก่การบอกรับต่อหรือไม่
  • การจัดสรรงบประมาณ เป็นการควบคุมและการรายงานผลการใช้งบประมาณจะต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณเพื่อเสนอต่อผู้บริหารทุกปี ซึ่งในระบบราชการจะให้งบประมาณในช่วงเดือน ตุลาคม – กันยายน  แต่การบอกรับฐานข้อมูลมีอายุการใช้งานเพียง 1 ปีคือเดือนมกราคม – ธันวาคม  ทำให้เกิดการทำงานเหลื่อมล้ำกันเล็กน้อย
  • ติดต่อสำนักพิมพ์เพื่อให้ทางสำนักพิมพ์ส่งใบเสนอราคามาให้ เมื่อได้ทำการยืนยันบอกรับฐานข้อมูลกับทางสำนักพิมพ์แล้วทางสำนักพิมพ์จะมีการจัดส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice) ของราคาฐานข้อมูลมาให้ เพื่อเป็นหลักฐานในการของบประมาณ
  • บันทึกข้อความว่าในแต่ละฐานข้อมูลที่บอกรับมีการตกลงสัญญาที่ต้องซื้อในรูปแบบของสิ่งพิมพ์เป็นจำนวนกี่ฉบับ
  • ส่งให้การเงินคุมยอดแล้วส่งDraft,ใบรายงาน,ใบเสนอราคาแนบไปกับใบ Invoice เพื่อให้ฝ่ายพัสดุทำเรื่องขออนุมัติโดยมีคณะกรรมการตรวจรับ
  • ตรวจเช็คฐานข้อมูล ถ้าหากเกิดปัญหาจะต้องรีบดำเนินการติดต่อกลับไปที่สำนักพิมพ์

2 การจัดหาฐานข้อมูลใหม่

  • ดูจากนโยบายของสำนักวิทยบริการ วิสัยทัศน์และพันธกิจของหน่วยงาน  ถ้าหากหน่วยงานใดไม่มีนโยบายการจัดหาทรัพยากรฯ  ผู้จัดหาต้องดูวิสัยทัศน์และภารกิจประกอบด้วย  ซึ่งในขณะนี้มหาวิทยาลัยขอนแก่นกำลังเร่งปรับปรุงนโยบายการจัดหาใหม่  โดยใช้พื้นฐานเดิม  เนื่องจากปัจจุบันมหาวิทยาลัยขอนแก่นเป็นมหาวิทยาลัยแห่งการวิจัย  จึงต้องเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงวิสัยทัศน์และพันธกิจขึ้นใหม่
  • เปรียบเทียบกับสถาบันอื่นหรือหน่วยงานอื่นที่มีองค์ประกอบใกล้เคียงกัน และต้องมีเครือข่ายในการจัดหาฐานข้อมูลเพื่อให้ได้ผลประโยชน์มากขึ้น  เช่น การต่อรองราคากับบริษัท หรือเมื่อจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยรับฐานข้อมูลเข้ามาใหม่  หากสำนักวิทยบริการ  มหาวิทยาลัยขอนแก่นต้องการจะบอกรับฐานข้อมูลนั้นเช่นกัน  และต้องการศึกษาฐานข้อมูลนั้นก่อน  ก็สามารถติดต่อกับจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเพื่อศึกษาฐานข้อมูลนั้นได้ เพราะว่าทั้งสองมหาวิทยาลัยนั้นเป็นภาคีกัน
  • ศึกษาจากงานวิจัยว่างานวิจัยที่มีผู้ใช้จำนวนมากเป็นงานวิจัยของฐานข้อมูลใด เพื่อประกอบการจัดหาฐานข้อมูลนั้น
  • ศึกษาจากโฆษณา  เช่น  แผ่นพับ
  • นำโฆษณาฐานข้อมูลที่น่าสนใจให้สาขาวิชาในมหาวิทยาลัยพิจารณาว่ามีการใช้งานที่ง่าย เป็นฐานข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือหรือไม่ มีรายงานผลการเข้าใช้อย่างละเอียดหรือไม่
  • ติดต่อตัวแทนเพื่อข้อทดลองใช้ก่อน  ซึ่งปกติแล้วจะให้ทดลองใช้ 1 – 3 เดือนก่อน  โดยทำการเก็บสถิติการเข้าใช้งานเพื่อประเมินการใช้งานว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะบอกรับฐานข้อมูลนั้นๆ                หากตรงกับความต้องการของผู้ใช้หรือมีผู้เข้าใช้จำนวนมาก  จึงทำการประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้ทราบ

ปัญหาในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพและแนวทางแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่พบในการฝึกงาน เกี่ยวกับคำศัพท์ภาษาต่างประเทศที่ใช้ในเอกสารการจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์ นักศึกษาเกิดความสับสนกับความหมายในงานที่เคยเรียนรู้มาว่าทำไมคำศัพท์คำเดียวกันแต่ความหมายไม่เหมือนกัน อีกทั้งการจัดซื้อฐานข้อมูลออนไลน์มีความยุ่งยากและซับซ้อน ต้องมีความระเอียดรอบคอบ ในการตรวจสอบข้อมูลอีกด้วย อย่างไรตามการเรียนรู้ทฤษฎีจัดซื้อฐานข้อมูลออนไลน์และการฝึกปฏิบัติการเช็คเอกสารฉบับเต็มในฐานข้อมูล ได้รับคำแนะนำจากอาจารย์ที่ควบคุมการฝึกควบคู่ไปด้วย ทำให้นักศึกษามีความรู้ ความเข้าใจในตัวอย่างเอกสารการจัดซื้อฐานข้อมูลออนไลน์และการเช็คเอกสารฉบับเต็มในฐานข้อมูลมากขึ้น

สิ่งที่ได้รับจากการฝึกปฏิบัติงาน

  • ทำให้ทราบนโยบายและวัตถุประสงค์การจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์
  • ทำให้ทราบวิธีการจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์ทั้งการคงสภาพการบอกรับและการจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์ใหม่
  • ทำให้ทราบกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของการจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์
  • ทำให้ทราบคุณสมบัติของผู้จัดหาฐานข้อมูลออนไลน์
  • สามารถเช็คเอกสารฉบับเต็มในฐานข้อมูลได้
  • สามารถตรวจสอบรายชื่อวารสารฉบับพิมพ์ในฐานข้อมูลได้
  • มีความรู้ในการทำแผนงบประมาณมากขึ้น
  • มีความรู้ ความเข้าใจในเอกสารการจัดซื้อฐานข้อมูลออนไลน์มากขึ้น
  • มีความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงานมากขึ้น
  • สามารถนำความรู้การลงรายการวารสารไปประยุกต์ใช้กับการฝึกปฏิบัติดำเนินงานส่วนอื่นๆได้

ข้อเสนอแนะ

นักศึกษาเห็นว่างานด้านการจัดหาฐานข้อมูลออนไลน์ มีประโยชน์อย่างมากในด้านการศึกษาค้นคว้า การวิจัย และนำความรู้ไปพัฒนาต่อ ถือเป็นส่วนสำคัญในการยกระดับมาตรฐานการศึกษาของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งผู้จัดทำจะต้องมีการวางแผนดำเนินการ มีการคำนวณและคาดการณ์ล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ผู้จัดทำต้องประสานงานกับฝ่ายอื่นๆ อีกทั้งยังต้องตรวจสอบข้อมูล และความน่าเชื่อถือของแหล่งข้อมูลอย่างสม่ำเสมออีกด้วย นักศึกษาถือว่าเป็นงานที่ต้องอาศัยการเรียนรู้จากการทำงานและประสบการณ์จริงจึงจะสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง